Bất cập ngày càng lớn giữa công tác phí và khả năng kiểm soát
Theo số liệu của Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu (GBTA), tổng công tác phí cho các chuyến công tác trên toàn thế giới dự báo đạt 1,71 nghìn tỷ USD vào năm 2026, tăng 7,2%, trong khi số lượng chuyến đi chỉ tăng khiêm tốn 1,3%. Như vậy, tốc độ gia tăng công tác phí đang nhanh gấp khoảng 5,5 lần so với tần suất chuyến đi và dự kiến sẽ vượt mốc 2 nghìn tỷ USD vào năm 2030.
Tại Việt Nam, công tác phí của các doanh nghiệp dự báo đạt 6,0 tỷ USD vào năm 2026, tăng 13,2%. Đây là mức gia tăng cao nhất khu vực Đông Nam Á và gần gấp đôi tốc độ trung bình toàn cầu. Trong đó, 5 ngành kinh tế hàng đầu là sản xuất máy tính, sản phẩm điện tử, quang học, cùng nhóm ngành cao su, nhựa và khoáng sản chiếm tới 50,2% tổng công tác phí toàn quốc.
Tại Việt Nam, công tác phí của các doanh nghiệp dự báo đạt 6,0 tỷ USD vào năm 2026, tăng 13,2%. Đây là mức gia tăng cao nhất khu vực Đông Nam Á.
Khi ngân sách dành cho công tác phí mở rộng, các phương thức thanh toán cùng dữ liệu rời rạc khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc nhận diện xu hướng chi tiêu, thực thi chính sách và ra quyết định kịp thời.
Kết quả khảo sát của GBTA được công bố chỉ ra rằng: 46% nhân viên công tác chọn dùng thẻ cá nhân thay vì thẻ doanh nghiệp để nhận ưu đãi tích điểm tốt hơn. Bên cạnh đó, 40% người được hỏi cho biết quy trình hoàn ứng mất quá nhiều thời gian, và 27% phải chờ đợi rất lâu mới nhận được thẻ doanh nghiệp sau khi phê duyệt. Những bất cập này khiến bộ phận tài chính thiếu dữ liệu chi tiêu đầy đủ, đồng thời gây trở ngại cho nhân viên khi xử lý các thủ tục hành chính.
Theo các chuyên gia của Visa- Công ty công nghệ thanh toán điện tử toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam cần đổi mới phương thức quản lý chi phí và công tác phí, chuyển từ hậu kiểm sang chủ động kiểm soát ngay tại thời điểm ra quyết định và thực hiện thanh toán.
Theo đó, thách thức hiện nay không chỉ dừng lại ở việc chi phí công tác ngày càng đắt đỏ, mà thực tế là tổng mức chi tiêu đang tăng nhanh hơn khả năng giám sát và quản lý của nhiều doanh nghiệp. Để thu hẹp khoảng cách này, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc cải thiện quy trình hoàn ứng hay tăng cường hậu kiểm sau chuyến đi. Thay vào đó, các doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi phí ngay những bước đầu, bằng cách kết nối giữa công cụ thanh toán, chính sách công tác và dữ liệu chi tiêu để quản lý ngân sách ngay từ trước khi phát sinh giao dịch.
Đối với các nhà quản lý tài chính, lợi ích thu về không chỉ dừng lại ở việc cải thiện quy trình xử lý công tác phí. Việc kết nối đồng bộ giữa thanh toán, chính sách và dữ liệu có thể nắm bắt khả năng kiểm soát dòng tiền sớm hơn, chủ động hơn trong quản lý các khoản thu – chi, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính doanh nghiệp.
Doanh nghiệp không thể chỉ trông chờ hậu kiểm
Trao đổi với phóng viên, ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á cho biết, khi chi phí công tác đang cao hơn rất nhiều so với số lượng chuyến đi, đặt ra bài toán thay đổi cách tiếp cận đối với công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á.
Theo ông Gareth Parrington, công tác hậu kiểm chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, chứ không thể thay đổi giao dịch đã hoàn tất. Do đó, việc kiểm soát cần được đưa về sát thời điểm ra quyết định và thanh toán để chính sách được áp dụng khi phát sinh chi phí. Nhờ vậy, bộ phận tài chính mới có dữ liệu đầy đủ để xử lý ngay, thay vì phải mất thời gian tổng hợp lại.
Chuyên gia cũng chỉ ra 4 thách thức có mối liên hệ chặt chẽ trong việc quản lý chi phí công tác của doanh nghiệp gồm: Các khoản chi được thanh toán phân mảnh theo nhiều phương thức khác nhau; khả năng theo dõi chi tiêu còn hạn chế, phụ thuộc vào việc kê khai của nhân viên; quy trình báo cáo và hoàn phí còn diễn ra thủ công; và khó khăn trong việc bảo đảm nhân viên tuân thủ chính sách cũng như tính xác thực của các khoản chi. Những rào cản này làm gia tăng khối lượng công việc xử lý hành chính, cản trở việc xử lý sớm các trường hợp ngoại lệ, đồng thời hạn chế khả năng quản lý công tác phí hiệu quả của bộ phận tài chính.
Để thay đổi cách thức quản lý công tác phí, chuyên gia của Visa cũng đưa ra các giải pháp thanh toán thương mại, công cụ kiểm soát giao dịch, khả năng giám sát công tác phí và giải pháp tuân thủ, nhằm tạo ra kết nối liền mạch giữa việc thanh toán, chính sách và dữ liệu xuyên suốt hành trình công tác.
Nhờ kết nối đồng bộ giữa thanh toán, chính sách và dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận được bức tranh toàn cảnh về các khoản công tác phí, sớm phát hiện trường hợp ngoại lệ và đưa ra quyết định chính xác hơn về ngân sách, cũng như hợp tác với nhà cung cấp. Đội ngũ nhân sự cũng được hưởng lợi từ quy trình thanh toán minh bạch và phương thức quản lý chi phí được phê duyệt thuận tiện hơn.
Với quy trình quản lý được thiết kế hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng cường quản trị, đồng thời giảm trở ngại cho nhân viên, giúp bộ phận tài chính giảm tải gánh nặng đối soát thủ công, dành nhiều thời gian hơn cho quản lý tài chính chiến lược.
Trong bối cảnh công tác phí tại Việt Nam liên tục gia tăng, doanh nghiệp đứng trước cơ hội chuyển mình, thay đổi cách thức quản lý: từ chỗ chỉ ghi nhận chi tiêu thụ động sang chủ động triển khai các chương trình quản lý công tác phí kết nối toàn diện giữa chính sách, thanh toán và dữ liệu, để đưa ra những quyết định hợp lý hơn trong suốt hành trình công tác.
