Giải pháp Số hóa và lưu trữ tài liệu thông minh được vinh danh Sao Khuê 2026

Giải pháp “Số hóa và lưu trữ tài liệu thông minh” là sản phẩm của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam. Giải pháp được xây dựng từ nhu cầu thực tiễn trong công tác số hóa, quản trị và lưu trữ tài liệu tại các đơn vị trong Tổng công ty; đồng thời bám sát định hướng của Chính phủ về phát triển Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Với việc ứng dụng AI hiện đại, giải pháp “Số hóa và lưu trữ tài liệu thông minh” đã giúp tự động hóa mạnh mẽ quá trình xử lý dữ liệu, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm đáng kể khối lượng thao tác thủ công.

Điểm nổi bật của giải pháp là khả năng ứng dụng đồng thời nhiều công nghệ tiên tiến như AI OCR thông minh, tự động phân loại tài liệu, xử lý ngôn ngữ lớn (LLM)… cho phép bóc tách, nhận diện và xử lý dữ liệu từ nhiều loại văn bản, tài liệu scan với độ chính xác cao.

Nếu trước đây việc nhập liệu một văn bản PDF phải mất từ 1 -2 phút thao tác thủ công thì nay chỉ còn khoảng 20 -30 giây nhờ hệ thống tự động bóc tách và hiển thị dữ liệu để đối soát. Với công tác lưu trữ, thời gian tìm kiếm hồ sơ vật lý cũng được rút ngắn từ 2 -3 ngày xuống còn 1- 2 giờ. Giải pháp hiện giúp giảm tới 75% chi phí nhân công trong công đoạn số hóa, nhập liệu văn bản.

Giải pháp đã được giới thiệu, triển khai thực tế với nhiều Bộ, ngành cấp trung ương và tại các tỉnh/ thành phố điển hình như: Hưng Yên, Ninh Bình, Bắc Ninh, TP Hồ Chí Minh, Cần Thơ…

Theo ông Đặng Thanh Hưng, Phó Giám đốc Trung tâm Đổi mới sáng tạo Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, khó khăn lớn nhất trong quá trình phát triển hệ thống là xây dựng được nguồn dữ liệu huấn luyện AI đủ lớn và đủ chất lượng để đáp ứng đa dạng bài toán nghiệp vụ số hóa. Bên cạnh đó với vai trò là doanh nghiệp quốc gia về bưu chính logistic kết nối chuyển phát tài liệu mật và lưu trữ an toàn trên hệ thống kho tài liệu tại từng địa phương vừa quản lý trên công nghệ số hoá và đảm bảo an toàn trên hệ thống hạ tầng kho vật lý. Đây là điểm khác biệt về giải pháp số hoá lưu trữ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam so với các giải pháp chỉ đơn thuần là số hoá của các đơn vị khác trên thị trường.

“Tổng công ty đã lựa chọn hướng đi khó hơn nhưng bền vững hơn là từng bước tự nghiên cứu, tối ưu và làm chủ công nghệ. Đây không chỉ là một sản phẩm phục vụ nội bộ mà còn là nền tảng để Bưu điện Việt Nam phát triển các dịch vụ công nghệ số trong tương lai”, ông Hưng chia sẻ.

Trong thời gian tới, Bưu điện Việt Nam sẽ tiếp tục nâng cấp giải pháp “Số hóa và lưu trữ tài liệu thông minh” theo ba hướng trọng tâm: tối ưu trải nghiệm người dùng và nâng cao năng lực đối soát dữ liệu; mở rộng khả năng nhận diện và làm giàu hệ sinh thái tài liệu; đồng thời phát triển tính năng cấu hình động linh hoạt cho các trường dữ liệu chuyên biệt nhằm xử lý hiệu quả dữ liệu lớn (Big Data) và dữ liệu phi cấu trúc.